Ein einfacher Plan für den Beginn der Lean-Reise

Von Steve Kane – Lesen Sie hier den Beitrag im englischen Original

Es gibt viele Möglichkeiten, sich auf eine stetige Reise der Verbesserungen in einem Unternehmen zu begeben. Eine häufige Frage, die uns bei der Gemba Akademie gestellt wird, ist: „Wo soll ich anfangen?“ Eine Strategie ist es, einfach damit zu beginnen, sog. Schmerzpunkte in Prozessen zu eliminieren. „Beheben Sie, was Sie stört“, so benennt es Paul Akers. Viele Unternehmen haben mit diesem Ansatz großen Erfolg gehabt. Andere Unternehmen haben stark in die Entwicklung von Produktions- und Managementsystemen investiert und ihre Mitarbeiter darin geschult, diese Systeme zu befolgen. Hier ist ein einfaches Vier-Punkte-Modell, das etwa in der Mitte zwischen diesen Ansätzen liegt. Ziel ist es, Ihnen die richtige Richtung für den Einstieg zu weisen, indem Sie sich auf die Grundlagen konzentrieren.

1. Bestimmen Sie die Richtung und koordinieren Sie die Führung

• Zeigen Sie echtes Interesse an Ihren Mitarbeitern.

• Wachstum beginnt mit Klarheit: Die Führungskräfte setzen ein messbares Ziel und legen fest, bis wann es erreicht sein soll. Einfach – aber nicht leicht. Das, was das Unternehmen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erreichen wird, ist entscheidend für das Wachstum oder die Veränderung des Unternehmens.

• Das Ziel ist eng mit den Werten und Prinzipien des Unternehmens verknüpft. Oft werden diese jedoch übergangen, was ein großer Fehler sein kann. Sie sind nicht verhandelbar, sondern dienen als wichtige Orientierungshilfe. Sie bestimmen, wer im Unternehmen richtig aufgehoben ist. Personen, die die Werte und Prinzipien des Unternehmens teilen, sind von Natur aus motiviert, diese zu bewahren und den Erfolg des Unternehmens zu fördern.

• Das Top-Management sorgt dafür, dass Führungskräfte auf allen Ebenen des Unternehmens in Einklang mit dem Ziel, den Werten und Prinzipien stehen. Dies erfordert weit mehr als ein schnelles Meeting oder eine E-Mail. Eine gründliche Abstimmung wird Zeit in Anspruch nehmen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle Führungskräfte mit dem Vorgehen und den Zielen vollständig einverstanden sind.

• Die Unternehmensziele werden in individuelle Vorgaben für alle Führungskräfte unterteilt. Jede Führungskraft legt dann messbare Ziele für jedes Teammitglied fest. Jeder Einzelne muss wissen, was Erfolg für sich selbst, sein Team und das Unternehmen bedeutet.

• Lehren Sie Führungskräfte, wie sie Teammitglieder mit Potenzial („improver“) gezielt unterstützen und coachen können. Die Aufgabe der Führungskraft ist es, mit durchdachten Fragen den Lernenden im PDCA-Prozess (Plan-Do-Check-Act) zu begleiten und zum Erfolg zu führen. Wenn Sie Toyota Kata noch nicht beherrschen, sollten Sie es lernen.

• Ihre wichtigste Aufgabe ist es, Fachkräfte so zu entwickeln, dass sie eigenständig Probleme lösen können. Führungskräfte müssen dies verstehen, denn sie erreichen Ergebnisse durch die Arbeit anderer. Helfen Sie Ihren Kollegen dabei, ihre Fähigkeiten auszubauen und ihren Charakter zu stärken.

• Kommunikation ist der Schlüssel! Halten Sie das Ziel immer präsent und stellen Sie sicher, dass jeder es im Blick hat. Messen Sie täglich die Ergebnisse und teilen Sie diese mit.

• Vermeiden Sie es, Schritte im Prozesszu überspringen. Das wird Ihre Fortschritte wahrscheinlich nur verzögern. Bewahren Sie die berufliche Disziplin, Ihrem Plan zu folgen.

• Das ist ein fortlaufender Prozess. Streben Sie täglich nach Verbesserung.

• Genießen Sie Ihre Erfolge.

2. Sorgen Sie für ein stabiles Arbeitsumfeld

• Setzen Sie Sicherheitsaspekte an erster Stelle. Wenn noch kein Sicherheitssystem besteht, etablieren Sie eines.

• Gestalten Sie den Arbeitsplatz nach dem 5S-Prinzip. Dies ist eine Aufgabe für alle – überall und jeden Tag. Beachten Sie: Es geht nicht nur um Sauberkeit, sondern darum, festzulegen, wie das Unternehmen effizient arbeitet, um diese Standards immer zu erfüllen. 5S bedeutet tägliche Instandhaltung der Betriebsabläufe. Jeder Mitarbeiter hat tägliche Aufgaben im Rahmen der 5S, die erledigt werden müssen. Die Ergebnisse werden durch ein einfaches Auditsystem gemessen und dokumentiert.

• Alles, was für die Arbeit benötigt wird, ist dort, wo es gebraucht wird, wenn es gebraucht wird. Unnötige Dinge werden entfernt.

• Visuelle Hilfsmittel sorgen für Klarheit: Sie steigern die Sicherheit, erleichtern den Arbeitsalltag und geben Antworten, bevor die Frage überhaupt gestellt werden muss.

• Mit visuellem Management werden Ziele, aktuelle Kennzahlen, Probleme und Maßnahmen klar und verständlich dargestellt.

• Erkennen Sie den Wert und die Verschwendung in allen Prozessen. Reduzieren Sie Verschwendung durch tägliche, einfache Verbesserungen.

• Das ist ein fortlaufender Prozess. Streben Sie täglich nach Verbesserung.

• Genießen Sie Ihre Erfolge.

3. Sorgen Sie für stabile Prozesse

• Stellen Sie zunächst sicher, dass das Arbeitsumfeld stabil ist. Wenn das Umfeld nicht funktioniert, richten Sie Ihre Ressourcen darauf aus, es zu stabilisieren – erst dann macht es Sinn, Prozesse zu standardisieren.
• Standardisieren Sie die Prozesse und beheben Sie kritische Probleme.
• Seien Sie vorsichtig, wenn Sie in dieser Phase versuchen, alles gleichzeitig zu verbessern. Ohne klare Standards werden Verbesserungen nicht nachhaltig sein. „Wo es keinen Standard gibt, kann es keine Verbesserung geben.“ ~ Taiichi Ohno. Stellen Sie sicher, dass das Team den Fokus auf die Prozessstandardisierung legt. Prozessverbesserungen sollten erst in einem späteren Schritt erfolgen.
• Standardisieren Sie das Training. Wählen Sie eine einheitliche Trainingsmethode. TWI Job Instruction ist einfach und äußerst effektiv.
• Verwenden Sie eine einfache Methode zur Prozessoptimierung. TWI Job-Methoden, wie die Arbeitsinstruktion, sind einfach und äußerst effizient.
• Lassen Sie die Prozessverantwortlichen die Prozesse analysieren, den besten Arbeitsablauf ermitteln, den Prozess standardisieren und alle Teammitglieder entsprechend der neuen Methode schulen.
• Analysieren Sie die Ergebnisse und kommunizieren Sie diese täglich.
• Das ist ein fortlaufender Prozess. Streben Sie täglich nach Verbesserung.
• Genießen Sie Ihre Erfolge.

4. Lassen Sie Wertströme fließen

Jeder versteht, wo der Wertstrom beginnt und endet.

• Hindernisse werden identifiziert und nachvollzogen.
• Im Wertstrom werden alle Abläufe durch das Tempo des Hindernisses bestimmt. Eine schnellere Arbeitsweise führt nur zu unnötiger Verschwendung.
• Setzen Sie alle verfügbaren Ressourcen ein, um das Hindernis zu überwinden, bis dieses den Prozess nicht mehr einschränkt.
• Identifizieren Sie das nächste Hindernis und wiederholen Sie den Vorgang.
• Analysieren Sie die Ergebnisse und kommunizieren Sie diese täglich.
• Das ist ein fortlaufender Prozess. Streben Sie täglich nach Verbesserung.
• Genießen Sie Ihre Erfolge.

Exzellenz ist eine Gewohnheit, wie Aristoteles sagte. Erfolg kommt von dem, was man kontinuierlich gut macht. Kontinuierliche Verbesserung verlangt Disziplin. Es ist eine Denkweise und eine Vorgehensweise. Kontinuierliche Verbesserung ist eine Lebensweise!

Die richtigen Methoden, Hilfsmittel und Praktiken sind dabei entscheidend. Exzellenz in den grundlegenden Praktiken stellt den kürzesten und einfachsten Weg zum langfristigen Erfolg dar. Leider ist es auch der eintönigste Weg. Champions (im Sport oder in anderen Disziplinen) sind diejenigen, die die monotone Arbeit der richtigen fundamentalen Praxis Stunde für Stunde, Tag für Tag, ertragen können.

Stellen Sie sicher, dass keine Schritte im Prozessablauf ausgelassen werden. Solange die Prozesse noch nicht stabil sind, werden Ihre Wertströme nicht dauerhaft erfolgreich sein. Seien Sie geduldig und vertrauen Sie auf den Prozess.

Steve Kane

Steve hat eine vielseitige Karriere, die von der Verantwortung für ein großes Verkaufsgebiet im Bereich medizinische Geräte bis hin zur Position des Werkleiters reicht, in der er Lean-Methoden einsetzte, um Verbesserungen voranzutreiben. Zudem war er VP Operations bei Specialty Silicone Fabricators, wo er die Lean-Initiativen des Unternehmens leitete. Er hat im Vorstand der US-Westregion der Association for Manufacturing Excellence gedient und mit dem Michigan Lean Learning Consortium sowie dem California Central Coast Lean Forum zusammengearbeitet.

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